Alternativas para redução do número de compras urgentes na regional de compras MA da SCL Agrícola

Resumo

O Departamento de Compras e Suprimentos de empresas industriais, agroindustriais ou comerciais desempenha um papel estratégico dentro da organização, visto que é de sua responsabilidade a negociação de produtos e serviços que envolvem grandes volumes financeiros, bem como, é o setor responsável pelo fornecimento de todos os suprimentos necessários para o andamento das principais operações da empresa, tais como, produção e comercialização. A SLC Agrícola é uma das maiores empresas agrícolas do país, e com isto o grande volume de commodities produzidas pela organização demanda insumos agrícolas e máquinas que geram necessidades de compra e manutenções constantes. Com tamanho volume, a segurança do processo de compras e os ganhos em negociações podem ser prejudicados caso o referido processo não seja devidamente realizado. A Regional MA (Maranhão), uma das unidades da SLC, é atendida pelo escritório de Porto Alegre nas questões relativas às aquisições de itens para maquinário agrícola e itens de alimentação para o refeitório. Ocorre que esta regional tem apresentado um elevado número de compras urgentes, por diversos fatores, como, por exemplo, manutenções preventivas das peças não serem realizadas dentro do prazo estipulado pelo fabricante, suprimentos não realizar a compra no prazo solicitado e falta de planejamento para atendimento das demandas de produtos em geral. Sendo assim, o objetivo principal deste trabalho é identificar possíveis alternativas para reduzir o número de compras urgentes nas unidades de produção da SLC Agrícola, especificamente na Regional de Compras MA. A pesquisa realizada teve caráter qualitativo e o método utilizado foi o  estudo de caso. As técnicas de coleta de dados utilizadas foram pesquisa documental, observações participantes e questionários. A coleta de dados foi realizada ao longo do mês de maio de 2017. Os questionários foram aplicados a cinco funcionários do setor de Suprimentos e sua análise foi realizada através da análise de conteúdo. Após a realização do trabalho, foi possível identificar os fatores que causam um número elevado de requisições urgentes e que impactam diretamente no processo de compras, bem como formular uma proposta de melhoria, baseada na geração de acordos de compras em aberto, com determinação de itens negociados, preços unitários, dados do fornecedor, condições de pagamento e tipos de frete . A ideia é que estes acordos sejam documentos eletrônicos, onde as informações do contrato estejam disponíveis para futuras aquisições na regional, sem necessidade de contratações urgentes de itens padronizados. Espera-se que, ao implantar o novo sistema de compras ocorram ganhos operacionais e financeiros, além de permitir que colaboradores que anteriormente atendiam as demandas urgentes possam atuar na gestão de novos contratos e desenvolvimento de parcerias com fornecedores.